Spełniając wymagania odnośnie dokumentacji dla systemów zarządzania, program doskonale nadaje się do tworzenia i zarządzania zarówno dokumentacją projektową, jak i dokumentacją takich systemów jak GMP, GHP, GDP, GAP, GLP, GVP, HACCP, BRC, BRC IoP, IFS, ISO 9001:2000, ISO 17025, ISO 14001, ISO 18001, ISO 22000, ISO/TS 16949:2002, ISO 13485:2004.

Program został zaprojektowany tak, by w jak największym stopniu ułatwiać pracę osób odpowiedzialnych za dokumentację. Dzięki takim funkcjom, jak np. automatyczna numeracja dokumentów, automatyczne sortowanie oraz oznaczanie wersji dokumentów, automatyczne uaktualnianie hiperłączy w treści dokumentów czy automatyczna archiwizacja i możliwość przeglądania dokumentów archiwalnych, program iDelfi Manager Dokumentacji pozwala zaoszczędzić czas jakiego wymaga stworzenie, utrzymanie i dystrybucja dokumentacji. Interfejs programu iDelfi Manager Dokumentacji został zaprojektowany w taki sposób, by w jak największym stopniu przypominał dokumentację papierową. Pogram zachowuje układ strony, nagłówki i stopkę.

Rozwinięte funkcje sieciowe, w tym możliwość dostępu do programu przez Internet, sprawiają, że w jednym czasie może z niego korzystać wielu pracowników firmy, często znajdujących się w różnych, bardzo odległych miejscach. iDelfi Manager Dokumentacji jest więc doskonałym narzędziem dla jedno- jak i wielooddziałowych firm. Świetnie sprawdza się w firmach posiadających sieci sprzedaży, pracowników pracujących poza siedzibą firmy, fabryk posiadających wielu dostawców i podwykonawców a korzystających ze wspólnej dokumentacji.

Koncepcja zarządzania procesowego z wykorzystaniem oprogramowania iDelfi

Przykładowe możliwości iDelfi Manager Dokumentacji

Tworzenia graficznego obrazu drzewa dokumentacji
Program umożliwia utworzenie graficznego drzewa dokumentacji, które pozwala na odpowiednie poukładanie poszczególnych dokumentów. Dokumenty zostały posortowane w katalogi odpowiadające działom firmy lub rozdziałom w dokumentacji. Dokumenty zostały przedstawione jako pojedyncze belki, które można ułożyć w postaci drzewa przedstawiającego zależności występujące między nimi.

Dodawanie dokumentów do drzewa dokumentacji
Program pozwala na bardzo łatwe dodawanie kolejnych dokumentów. Po kliknięciu na element, do którego chcemy dodać podrzędny dokument w Inspektorze (po prawej stronie ekranu) pojawia się odpowiedni zestaw narzędzi umożliwiający łatwe dodanie i kolejnego dokumentu. Inspektor pełni w programie funkcję panelu nawigacyjnego, w którym umieszczono wszystkie funkcje pozwalające zarządzać programem, drzewem czy dokumentami.

Edycja dokumentów w edytorze umieszczonym w programie
Program posiada wbudowany edytor tekstu, przez co nie wymaga korzystania z jakiegokolwiek dodatkowego oprogramowania do pisania tekstów. Program został zaprojektowany w taki sposób, by Użytkownik, mógł skupić się na treści dokumentu nie zastanawiając się nad jego wyglądem, gdyż wygląd dokumentów formatowany jest automatycznie według. zdefiniowanego wcześniej szablonu.

Przeglądanie przygotowanych dokumentów
Program automatycznie układa wpisane treści w zdefiniowany przez Użytkownika szablon dokumentu. Wygląd dokumentu jest konfigurowany w zależności od potrzeb klientów i może mieć dowolną formę (np. indywidualnie definiowane nagłówki i stopki).

Tworzenie dokumentów w innych wersjach językowych
Program umożliwia edycję i przeglądanie dokumentów w wielu językach oraz umożliwia utworzenie kopii każdego dokumentu w dowolnym języku a także stworzenie jego tłumaczenia. W przypadku istnienia wielu wersji językowych dokumentu, Użytkownik zawsze będzie widział dokument w języku zdefiniowanym jako domyślny z możliwością jednoczesnego podglądu istniejących tłumaczeń. Program automatycznie kontroluje numerację w poszczególnych wersjach językowych oraz linki do innych dokumentów w danej wersji.

Wydruk dokumentów w formacie PDF
Program daje możliwość wydruku pojedynczych dokumentów na przykład kart kontroli. Dokumenty gotowe do wydruku generowane są jako pliki PDF, które mogą być zapisane na dysku lub od razu wydrukowane. Program daje również Użytkownikowi możliwość wydrukowania całej księgi. Naciskając jeden przycisk, Użytkownik otrzymuje jeden plik PDF zawierający całą ułożoną dokumentacje gotową do wydrukowania i podpisu.

Automatyczna numeracja dokumentów
Program automatyzuje proces nadawania numerów poszczególnym dokumentom. W programie zastosowano hierarchiczny model numeracji, w którym poszczególne dokumenty są ze sobą powiązane. Każdy z dodanych dokumentów otrzymuje numer związany z katalogiem (rozdziałem, działem) do którego został przypisany. Jeżeli w którymkolwiek momencie Użytkownik zechce dodać nowy dokument to po zatwierdzeniu otrzyma on nowy numer a program automatycznie przenumeruje pozostałe dokumenty.

Automatyczne oznaczanie wersji dokumentów
Każdorazowe zatwierdzenie dokumentu powoduje automatyczne nadanie mu numeru kolejnej wersji. Użytkownik, chcący wprowadzić zmiany w dokumencie otwiera zawsze kolejną wersję, nad którą może pracować i która nie będzie widoczna dla pozostałych Użytkowników do czasu jej zatwierdzenia. Takie rozwiązanie pozwala na spokojną i przemyślaną pracę nad kolejną wersją dokumentu. Każda wersja, nad którą prowadzone są prace oznaczona jest dwoma numerami pierwszy numer wersji w kolorze czarnym to numer obowiązującej i dostępnej dla wszystkich wersji a numer czerwony (w nawiasie) pokazuje wersję przyszłego dokumentu i ilość zapisanych edycji roboczych. W przypadku, kiedy zatwierdzenie jednego dokumentu wymusza zmiany w innym dokumencie program automatycznie wpisuje taką informacje w historii dokumentu.

Automatyczną zmianę numeracji i wersji powiązanych dokumentów
Program daje możliwość powiązania (polinkowania) poszczególnych dokumentów między sobą co ułatwia nawigację pomiędzy nimi. Dzięki zastosowanym rozwiązaniom Użytkownicy, nie muszą korzystać z dokumentacji papierowej ale mogą w łatwy sposób przeglądać ją w komputerze.

Automatyczne zmiany w treści powiązanych dokumentów
W przypadku wprowadzenia zmian w drzewie dokumentów (np. dodanie nowego dokumentu), program nie tylko automatycznie przenumeruje wszystkie dokumenty ale również automatycznie aktualizuje wszystkie linki w treści powiązanych dokumentów.

Automatyczne umieszczanie nazwisk osób tworzących, edytujących i zatwierdzających poszczególne dokumenty
Program automatycznie wpisuje nazwiska autorów, edytorów i zatwierdzających poszczególne dokumenty. Program informuje Użytkownika, które z wersji zostały zatwierdzone przez Użytkownika świadomie, a które dokumenty zostały zatwierdzone automatycznie bez zmieniania treści na przykład ze względu na zmianę numeru dokumentu powiązanego. Wszystkie nazwiska osób, które miały wpływ na treść dokumentu odnotowywane są w jego historii.

Automatyczną archiwizację i możliwość przeglądania dokumentów archiwalnych
Program zapisuje w historii wszystkie wersje dokumentów. Program daje Użytkownikowi możliwość przejrzenia wszystkich wersji archiwalnych oraz zapoznania się z podaną przyczyną zmian. Wszystkie dokumenty archiwalne zostały oznaczone w sposób, który wyklucza użycie dokumentu archiwalnego a w stopce każdego z nich program automatycznie umieszcza informacje o dokumencie na jaki dokument archiwalny został zamieniony.

Określanie różnych praw dostępu dla poszczególnych grup użytkowników
Administrator programu może udzielić każdemu Użytkownikowi w zakresie praw wynikających z jego konta dostępowego indywidualne prawa dostępu do każdego pojedynczego dokumentu lub może określić profil dostępu i wykorzystać go nadając prawa grupie Użytkowników.

Automatyczne wysyłanie prośby o zatwierdzenie nowego dokumentu lub informacji o zatwierdzeniu zmian w dokumencie
Program umożliwia ustawienie funkcji automatycznych powiadomień i będzie wysyłał pod wskazane adresy prośbę zatwierdzenie dokumentu, którego edycja została zakończona. Również po zatwierdzeniu dokumentu będzie informował wszystkie uprawnione do tego osoby o zatwierdzeniu dokumentów po zmianie.